Groupware

COMPUTER SUPPORTED COOPERATIVE WORK (GROUPWARE)

Computer Supported Cooperative Work (CSCW) adalah bidang studi yang berfokus pada perancangan dan evaluasi teknologi baru untuk mendukung kerja kelompok. Hasil dari CSCW adalah groupware.

CSCW memiliki tujuan yaitu:

• Mempelajari bagaimana orang bekerja sama sebagai kelompok dan apa yang mempengaruhi teknologi.
• Mendukung proses pelaksanaan pekerjaan walaupun secara geografis dipisahkan. 

Contoh yang digunakan pada CSCW adalah:

• Pengarang mengedit suatu dokumen bersama-sama.
• Programmer suatu sistem bersamaan.
• Bekerja sama sebagai sharing atas suatu video bersama yang conferencing aplikasi.
• Para pembeli dan para penjual melakukan transaksi secara eBay.
• Kolaborasi para Ilmuwan yang bekerja sama pada suatu proyek.

CSCW sering kali diasumsikan sebagai aspek yang dihasilkan dari sebuah groupware. CSCW lebih berorientasi kepada evaluasi terhadap hal-hal yang terjadi dalam proses interaksi antar manusia dalam sekelompok pengguna.

Interaksi tersebut antara lain:

a) Komunikasi yang normal antar manusia

• Komunikasi face to face: tidak hanya meliputi bicara dan pendengaran tapi juga menggunakan bahasa tubuh dan tatapan mata.
  - Personal Space.
  - Kontak dan tatapan mata.
  - Gerak isyarat dan bahasa tubuh.
  - Back Channel.
  - Turn Talking.
• Percakapan: terdapat dua prinsip ucapan antara lain:
  - Relevan adalah suatu ucapan harus sesuai dengan topik tertentu.
  - Helpful adalah suatu ucapan harus dapat dimengerti oleh pendengar dan tidak ada ambigu dari pemahaman pendengar. 

b) Komunikasi berbasis teks

     Ada 4 tipe komunikasi tekstual dalam groupware:

• Discrete: pesan langsung seperti dalam email.
• Linear: pesan partisipan ditambahkan pada akhir dari catatan tunggal dan saat pesan dihubungkan ke yang lainnya dalam model hyper text.
• Spatial: dimana pesan diatur dalam permukaan dua dimensi.

Kerja Kelompok

Prilaku kelompok lebih kompleks terutama apabila kita memperhatikan hubungan sosial yang dinamis selama bekerja dengan kelompok.

- Dinamika Kelompok

- Layout Fisik

- Kognisi terdistribusi

Groupware adalah aplikasi yang dibuat untuk mendukung kolaborasi bersama antar sekelompok pengguna dalam suatu lingkungan tertentu (Alan Dix, 1993). Groupware mewakili software yang membantu kelompok kerja/kolega terhubung kejaringan komunikasi untuk mengelola aktifitas bagian internal komunikasi.

Groupware dapat mendukung beberapa kegiatan:

• Komunikasi perorangan secara langsung. 
• Membangkitkan ide dan membuat keputusan.
• Membagi penggunaan komputer.

Tujuan kerja sama didalam groupware yaitu:

1. Kemitraan terfokus: kerja sama antara dua pemakai yang saling membutuhkan untuk menyelesaikan tugas.
2. Kuliah atau demo: seseorang membagikan informasi kepada banyak pemakai ditempat lain dengan waktu dijadwalkan.
3. Konferensi: komunikasi kelompok dengan tempat dan waktu berbeda.
4. Proses kerja terstruktur: orang yang perannya berbeda bekerja sama dalam tugas yang berhubungan.
5. Electronik commerce: kerja sama jangka pendek untuk mencari informasi dan memesan produk, jangka panjang untuk perjanjian atau kontrak bisnis.
6. Rapat dan dukungan dukungan keputusan: Rapat tatap muka menggunakan komputer dengan membuat kontribusi simultan.
7. Teledemokrasi: pemerintah melakukan rapat jarak jauh, menampilkan komentar dewan, dan lain-lain.

Sistem Groupware

Groupware dapat diklasifikasi dalam beberapa cara, salah satunya adalah:

1. Kapan para partisipan bekerja, pada waktu yang sama atau tidak.
2. Dimana para partisipan bekerja, pada tempat yang sama atau tidak.

                                                        Tabel matrik waktu dan ruang

Teknologi groupware dapat digolongkan menjadi dua dimensi utama:

1. Kolaborasi berdasarkan tempat: ketika user dari groupware bekerja pada tempat yang sama (colocated/face to face) atau tempat yang berbeda (non colocated/distance). Misalnya dengan adanya video conference, meeting room, chatting ataupun messengger. Groupware jenis ini lebih banyak berbasis web, agar dapat diakses secara bersamaan dilokasi yang berjauhan.
2. Kolaborasi berdasarkan waktu: ketika user dari groupware bekerja sama dalam waktu yang sama (realtime/synchronous groupware) atau waktu yang berbeda (asynchronous groupware). Misalnya dengan email, forum diskusi, share editing. Tampilan harus dapat dilihat oleh setiap pengguna lengkap dengan penunjuk waktu kapan terakhir pengguna menggunakan aplikasi tersebut.

Gambar dibawah ini menunjukkan suatu cooperative work yang mendukung pembahasan:

1. Computer Mediated Comunication, mendukung komunikasi antar partisipan.
2. Meeting dan Decision Support System, menangkap pemahaman secara umum.
3. Shared Application dan Artifacts, mendukung interaksi partisipan dengan berbagi pekerjaan.

                                                        Gambar klasifikasi groupware

Terminologi cooperative work berarti ada dua atau lebih Partisipan (P). Semua partisipan berhubungan dengan pekerjaan dan berinterksi dengan berbagai macam tool dan produk. Beberapa diantaranya adalah berbagi secara fisik dengan maksud untuk tujuan kerja bersama yang dinamakan Artifact (A). Para partisipan yang saling bekerja sama dinotasikan dengan arah panah, bisa dengan berbicara, melalui surat atau berkomunikasi langsung. Pemahaman ini diimplisitkan dalam percakapan, diagram atau teks secara eksplisit. Untuk beberapa pekerjaan seperti penelitian dan pengelolaan, membangun pemahaman dan ide merupakan tugas utama. Jika tidak dalam hubungan ini maka partisipan akan berinteraksi dengan tool dan obyek kerja untuk melaksanakan pekerjaannya.  

Groupware dapat dibagi menjadi tiga kategori tergantung pada tingkat kolaborasi:

1. Komunikasi dapat dianggap sebagai pertukaran informasi yang tidak terstruktur. Sebuah panggilan telepon atau diskusi chat IM adalah contohnya.
2. Conferencing (tingkat kolaborasi) mengacu pada kerja interaktif menuju tujuan bersama. Brainstorming atau voting adalah contohnya.
3. Koordinasi mengacu pada pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama. Sebuah metafora yang baik untuk memahami ini adalah memikirkan tentang suatu tim olahraga, setiap orang harus memberikan kontribusi pemain yang tepat pada waktu yang tepat serta menyesuaikan permainan mereka dengan situasi yang berlangsung tetapi semua orang melakukan hal berbeda agar tim menang. Itu adalah pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama manajemen kolaboratif.

Implementasi Synchronous Groupware

1. Feedback and network delay: suatu pesan ketika dikirim dalam suatu jaringan maka tidak dapat secara langsung diterima oleh komunikan ditempat lain karena ada jeda yang terjadi pada jaringan. Lama waktu yang terjadi sesuai dengan jenis jaringan yang digunakan, bahkan bila terjadi request time out (RTO) kemungkinan besar pesan tidak sampai ke penerima.
2. Architectures for groupware: terdapat dua alternative arsitektur untuk groupware yakni centralized (client server architecture) dan replicated dengan beberapa variasi dari kedua bentuk tadi.
3. Feedtrough and netwok traffic: telah didiskusikan bahwa feedback bagi user sangat diperlukan untuk mengetahui tindakan yang telah dilakukan. Hal ini sangat penting juga dilakukan adalah mengetahui feedtrough yang merefleksikan tindakan seorang user pada screen user yang lain. Sehingga dapat mengurangi trafik suatu jaringan.
4. Robustness dan skalability: Robust artinya bahwa server seharusnya dapat mempertahankan klien yang tabrakan atau dengan kata lain kerusakan pada klien seharusnya tidak menyebabkan server menjadi hang. Bahkan server tidak boleh menunggu respon dari klien.
   Reconfigure artinya bahwa server harus bisa mendeteksi kesalahan yang terjadi dan menkonfigurasi ulang atas keseluruhan sistem. Konfigurasi ulang meliputi set ulang dari sruktur data internal dan menginformasikan partisipan lain bahwa partisipan yang lain tidak ada berikut alasannya.
   Resynchronise artinya bahwa server harus bisa mengirimkan informasi yang cukup untuk dikirimkan ke klien yang sedang mengalami recover dari kesalahan.  

Teknologi groupware akan meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja karyawan yang hasil akhirnya akan meningkatkan pendapatan dan pertumbuhan perusahaan. Penggunaan teknologi ini akan merubah sistem dan kultur bisnis perusahaan, oleh sebab itu perlu adanya perencanaa yang baik dan kehati-hatian terutama pada tingkat user yang akan merubah kebiasaan kerjanya.

Dalam penerapan teknologi ini, hal-hal yang perlu dipersiapkan adalah:

1. Local area network (LAN): sebuah jaringan beberapa komputer yang terhubung didalam suatu lokasi tertentu. Semua komputer dalam LAN saling berhubungan dan mengakses sumber daya - sumber daya yang ada dalam komputer lainnya. Sumber daya yang dimaksud disini bisa berupa data di server, data pada komputer lain, printer, perferal yang bisa digunakan secara share.
2. Kebutuhan software: software yang digunakan akan di install pada komputer server dan komputer klien.
3. Penyiapan Organiware: penyiapan struktur organisasi baru sebagai konsekwensi dari perubahan proses bisnis yang berjalan, mungkin akan ada sebuah jabatan, bagian atau fungsi yang hilang, atau mungkin ada jabatan baru bagian baru dan fungsi baru. Selain itu dalam organiware juga harus disiapkan sebuah proses sistem kerja yang baru disesuaikan dengan penggunaan teknologi yang ada. Perubahan prosedur mencakup didalamnya penyiapan data, perekaman data, pemrosesan data dan pengamanan data.
4. Penyiapan brainware: user akhir dalam hal ini karyawan harus diberikan bekal pengetahuan untuk menjalankan teknologi groupware ini. 

Manfaat yang didapat jika sebuah organisasi menggunakan software lain yaitu:

1. Membantu meningkatkan komunikasi dalam sebuah tim baik komunikasi secara synchronous maupun secara asynchronous.
2. Fasilitas sharing informasi dan distribusi dokumen suatu tim dapat memamfaatkan banyak dokumen secara bersama melalui sistem yang mirip seperti file sharing.
3. Dapat mengatur dan memonitor proyek-proyek yang ditangani oleh sebuah tim, dengan adanya fasilitas ini proyek yang besar dapat ditangani oleh seorang project manager yang memperkerjakan beberapa orang dalam suatu tim. 
4. Dukungan untuk mengatur alur kerja (workflow) dan membuat otomatis suatu proses, dengan fasilitas ini suatu proses bisnis yang melibatkan banyak bagian orang dapat ditangani secara elektronik. 

Contoh groupware tempat yang sama (colocated) dan waktu yang sama (synchronous):

1. Audience response units: pemakai dapat menjawab soal dengan menggunakan piranti khusus pada meja mereka. Soal, jawaban dan ikhtisar hasilnya ditampilkan di shared display.
2. Meeting room: suatu ruangan pertemuan yang dirancang menggunakan peralatan komputer untuk pertemuan tatap mata. Rancangan ruangan ini dapat berbentuk U dan C yang diatur mengelilingi layar monitor dan masing-masing peserta mempunyai masing-masing monitor. Sistem ini mendukung beberapa bentuk pekerjaan seperti penggunaan terminal secara pribadi dan sub group pada kegiatan teleconferencing atau email.
3. Shared work surfaces: suatu sistem yang menggunakan efek whiteboard, yakni suatu sistem yang mengatur para peserta menulis dengan tangan secara langsung ke layar besar. Tulisan ini akan dibuat film dengan kamera atau di capture secara digital dengan menggunakan layar yang sensitive. Tampilan tulisan satu peserta akan ditampilkan ke peserta yang lain. Variasi yang lain dari shared work surface ini adalah dengan membuat peserta menulis pada suatu kertas pada masing-masing dekstop dan dibuat filmnya dari arah atas. Gambar dari masing-masing peserta akan digabungkan dan ditampilkan pada masing-masing layar di area kerja peserta.
4. Proyektor: digunakan untuk menampilkan video, gambar atau data dari komputer pada sebuah layar atau sesuatu dengan permukaan datar seperti tembok. Proyektor bisanya digunakan untuk menampilkan gambar pada persentasi atau perkuliahan. Untuk menampilkan gambar, proyektor mengirim cahaya dari lampu halide logam yang diteruskan kedalam prisma yang mana cahaya akan tersebar pada tiga panel polysilikon, yaitu komponen warna merah, hijau dan biru pada sinyal video. Proyektor berisi panel cermin yang terpisah satu sama lain. Masing-masing panel terdiri dari dua pelat cermin yang diantara keduanya terdapat liquid crystal. Ketika dapat perintah atau instruksi, kristal akan membuka untuk memperbolehkan cahaya lewat atau menutup untuk memblock cahaya tersebut membuka dan menutupnya pixel ini yang bisa membentuk gambar.
5. Shared display from lecturer workstation: dosen menggunakan komputer dengan proyektor untuk memberikan persentasi kuliah. Semua orang melihat gambar yang sama dan hanya dosen yang mengembalikan komputer.
6. Shared aplication and artefacts: beberapa system ini mempunyai kesamaan dalam teknologi seperti pada shared work surface tetapi system ini difokuskan pada pekerjaan.
7. Shared PCs and windows: sistem ini difokuskan pada pekerjaan yang dilakukan secara bersama-sama. Ide sistem ini adalah membuat beberapa komputer seolah-olah menjadi satu kesatuan. Apapun yang ditulis akan terlihat pada setiap terminal. Hal ini mirip pada meeting room tetapi tidak terdapat layar besar.
8. Frameworks for groupware: terdapat beberapa frameworks untuk dapat memahami aturan dari groupware. Satu diantaranya digunakan sebagai mekanisme yang dapat digunakan untuk membantu dalam diskusi tentang groupware. Sebagai tambahan terdapat beberapa aplikasi tambahan untuk membantu merancang struktur dari sistem yang baru.
9. Microsoft Powerpoint: sebuah program komputer untuk presentasi yang dikembangkan oleh Microsoft didalam paket aplikasi kantoran mereka. Cara penggunaannya: pada lembar kerja/slide pertama masukkan judul presentasi, kemudian klik new slide pada toolbar, lalu masukkan isi dari presentasi, lalu dapat memberikan tampilan pada slide presentasi anda dengan memilih pada menu-menu yang terdapat pada aplikasi powerpoint, lalu save lembar kerja powerpoint anda.
10. Text submission workstations: peserta menggunakan keyboard dan software sederhana, digunakan untuk percakapan atau diskusi pada elektronik class room atau meeting room.  

Contoh goupware tempat yang sama (colocated) dan waktu yang berbeda (asynchronous):

1. Post it notes: selembar kertas alat tulis dengan strip re-adherable perekat dibagian belakang, yang dirancang untuk melampirkan sementara catatan dokumen dan permukaan lainnya.
2. Shift work: suatu sistem pengaturan kerja yang memberi peluang untuk memamfaatkan keseluruhan waktu yang tersedia untuk mengoperasikan pekerjaan.
3. E-plaq: alplikasi dibidang karantina tumbuhan, dapat memberi mamfaat dalam kelompok sistem kerja waktu sama dan tempat berbeda, saat di entry di salah satu upt, upt yang lain yang bergerak dibidang karantina dapat melihatnya juga.
4. Application sharing: sebuah aplikasi yang memungkinkan menggunakan suatu program aplikasi secara bersama-sama dengan pengguna lain pada jaringan network tersebut.
5. Shared editor: editor ini dapat berbentuk text maupun grafik yang bekerja sama. Bentuk software yang digunakan dalam meeting room dapat berbentuk shared editor tetapi digunakan untuk kerja sama pada dokumen yang normal. Dengan membuat PC dan windows bekerja sama maka user mengharapkan mempunyai maksud yang sama dalam suatu komunikasi, dimana hal ini dapat juga dilaksanakan pada komunikasi secara face to face (colocated) saluran audio dan video atau sekurangnya pada komunikasi secara tekstual.
6. Shared diary: ide dari sistem ini adalah sederhana yakni setiap orang menggunakan shared electronic diary, hal ini berlaku sama jika menggunakan personal komputer dan pocket organizers. Jika ada seseorang membuat pengaturan pertemuan maka sistem akan mencari diaries semua orang untuk menemukan waktu yang kosong.
7. Argumentation tools: komunikasi ini berbentuk dua arah dan melihat kontribusi masing-masing. Hal ini dilakukan untuk mengkomunikasikan alasan pengambilan keputusan diantara perancang.
8. Meeting tracker: mencatat dan mengingatkan apabila ada rapat, aplikasi ini bisa membuat mencatat apa saja yang dibahas dalam kemudian di publish di web dan membuat catatan dalam bentuk pdf dan dikirim via email ke semua peserta rapat. Mengambil foto suasana rapat, video dan audio recording dan di share via internet.
9. Calendaring: sistem kalender dianggap alat untuk sekretaris dan asisten administrasi untuk menjadwalkan pertemuan bagi orang lain. Perangkat lunak manajemen kalender dapat meningkatkan kontrol penjadwalan pengangkatan dan manajemen waktu. Entri kalender dijadwalkan oleh tanggal dan waktu, mungkin termasuk lokasi, deskripsi dan agenda.
10. Virtual office software: setiap lokasi dimana seorang pekerja menggunakan teknologi groupware untuk tetap berhubungan dengan kantor.

Contoh groupware tempat yang berbeda (remote) dan waktu yang sama (synchronous):

1. Internet Phone: sebuah aplikasi yang memungkinkan setiap pengguna yang terkoneksi dalam jaringan dapat berbicara (bertelepon) dengan pengguna lainnya dengan menggunakan komputer yang telah dilengkapi dengan sound card dan microphone.
2. Instant Messenger seperti yahoo messenger: suatu fasilitas untuk mengirim pesan berbasis internet yang mendapat umpan balik secara langsung, selain itu juga bisa berkirim file, suara dan video dengan adanya fasilitas web camera.
3. Video converence: sebuah aplikasi untuk berkomunikasi atau bercakap-cakap dengan audio dan video secara real time.
4. Team viewer: suatu program yang cukup sederhana dan sangat mudah digunakan untuk beberapa keperluan terutama melakukan akses PC secara remote melalui internet. Software tersebut merupakan salah satu aplikasi remote dekstop. Remote dekstop adalah salah satu istilah yang menggambarkan dimana sebuah komputer yang satu, bisa dikendalikan oleh komputer yang lainnya dengan menggunakan media jaringan komputer seperti internet.
5. Net meeting: aplikasi ini dipersiapkan untuk keperluan rapat yang penggunaannya tidak dalam lokasi yang sama.
6. MIRC: aplikasi ini tidak harus memiliki account dan password tetapi user dianjurkan memiliki nama samaran atau nama asli untuk berkomunikasi dengan orang lain yang menggunakan aplikasi yang sama.
7. Point blank: aplikasi ini berupa software game. Dimana user dapat memainkannya jika memiliki account dan password. Jika sudah masuk dalam aplikasi ini maka game dapat dimainkan secara online dengan multi player. 
8. SMS: suatu fitur yang disediakan oleh perusahaan pembuat alat komunikasi yang terdiri dari karakter maupun angka.
9. Group editing: beberapa pemakai dapat melihat dan mengedit dokumen secara bersamaan.
10. Farmville: dibidang hiburan hasil zynga yang mengelola game online disitus jejaring social facebook.  

Contoh groupware tempat yang berbeda (remote) dan waktu yang berbeda (asynchronous):

1. Simonev: aplikasi perkantoran juga yang merupakan kerja sama dalam waktu yang berbeda dan tempat yang berbeda.
2. Email: termasuk jenis komunikasi yang asynchronous (berbeda waktu) dan remote (berbeda tempat). Komponennya terdiri dari alamat tujuan (To), salinan (Cc) juga disertai dengan penanda waktu kirim.
3. Youtube.com: dibanyak bidang untuk saling berbagi video (dibidang komputer yang menyajikan download software dekstop).
4. E-commerce: dengan adanya hal ini dapat mempermuda dalam hal berbisnis, tidak memerlukan tempat, antara penjual dan pembeli hanya cukup berkomunikasi dari tempat yang berbeda.
5. Scribd.com: dibanyak bidang untuk saling berbagi dokumen baik yang gratis maupun yang berbayar.
6. 4shared.com: dibidang pendidikan, hiburan, bisnis, baik dokumen, musik, video dengan user id dan password.
7. Listservs and bulletin boards: layanan komunikasi one to many yang memungkinkan anggota untuk tetap up to date tentang isu-isu dan pengumuman. Listservs otomatis mudah digunakan, kemampuan komunikasih canggih seperti percakapan threading, pengarsipan file dan kemampuan pencarian.
8. Workflow system: sebuah sistem aplikasi yang melakukan bisnis proses secara otomatis dan didesign secara khusus untuk melakukan pengontrolan alur dokumen dari masing-masing pegawai atau antar bagian dari suatu perusahaan.
9. Clipboard sharing: sebuah aplikasi yang akan mencopy sebuah objek kedalam clipboard yang kemudian dapat diambil oleh pengguna lainnya yang terhubung dengan jaringan tersebut.
10. Whiteboard: sebuah aplikasi yang menggunakan sarana gambar untuk berkolaborasi. Semua pengguna bisa berpartisipasi dalam proses pembuatan gambar. Hasil setiap perubahan pada gambar akan terlihat secara langsung dikomputer masing-masing.  

Sumber: Wikipedia.com

Alan Dix, "Human Computer Interaction", Prentice Hall Europe, 1993 p. 423

http://xiaolichen14.wordpress.com/2013/11/25/computer-supported-cooperative-work-groupware.html